Gara per una consulenza: quando partecipare e a quali condizioni

Partecipare a una gara per una consulenza può valerne la pena, ma non sempre. Conviene quando il problema da risolvere è chiaro, chi decide è coinvolto fin dall'inizio e il tempo richiesto ai partecipanti è proporzionato all'opportunità. Se mancano queste condizioni, la gara rischia di diventare un lavoro gratuito per chi partecipa e una scelta poco informata per chi seleziona.

Per "gara" qui intendo una selezione privata: un'azienda che mette a confronto due o più professionisti, consulenti o agenzie per affidare un incarico. Non parlo di bandi pubblici, che seguono regole proprie. Gli esempi vengono dal mio lavoro quotidiano: marketing strategico, sviluppo prodotto e go-to-market per aziende manifatturiere.

Perché partecipare a una gara per una consulenza

Ci sono almeno tre buoni motivi per partecipare a una gara, anche quando non si è sicuri di vincerla.

Entrare in un settore nuovo

Una selezione è l'occasione per dimostrare come si affronta un mercato che ancora non si conosce a fondo. Un'azienda che fa arredo di alta gamma, ad esempio, può avere qualche dubbio su un consulente o un'agenzia che non ha mai lavorato al di fuori dell'arredamento. Uno sguardo esterno può essere utile, perché porta domande che chi è dentro il settore non si fa più. Non sostituisce però lo studio del settore: chi partecipa deve fare i compiti su clienti, concorrenti e dinamiche di prezzo.

Confrontare il proprio metodo

Una gara obbliga a rendere esplicito il proprio modo di lavorare. Mettere la propria proposta accanto a quella di altri professionisti o agenzie è un test concreto sulla chiarezza del metodo: se non riesci a spiegarlo in una presentazione, difficilmente il cliente riuscirà a seguirlo durante il progetto.

Capire come l'azienda prende decisioni

Già durante la selezione si vede molto: chi partecipa agli incontri, quanto velocemente arrivano le risposte, se le priorità sono condivise tra proprietà e prima linea. Sono le stesse condizioni che determineranno la qualità del lavoro insieme. Una gara ben gestita è già un'anteprima della collaborazione.

Le condizioni da verificare prima di partecipare

Queste sei condizioni aiutano sia il professionista a decidere se partecipare, sia l'azienda a organizzare una selezione di un consulente che produca proposte confrontabili.

1. Non più di tre candidati

Con tre candidati al massimo l'azienda può dedicare tempo a ciascuno e confrontare davvero le proposte. Oltre questa soglia la valutazione tende a diventare superficiale, e per chi partecipa le probabilità si riducono senza che l'impegno richiesto diminuisca.

2. Brief scritto e approvato dal CEO o dalla proprietà

Obiettivi, perimetro e aspettative devono essere messi per iscritto e condivisi da chi prenderà la decisione finale. Un brief approvato solo a livello operativo espone al rischio classico: la proposta risponde alla richiesta, ma non a ciò che la proprietà aveva in mente.

3. Budget o fascia di investimento dichiarati

Conoscere il budget, anche solo come fascia, permette di dimensionare la proposta in modo realistico. Un piano di go-to-market si può costruire su scale molto diverse: senza un riferimento economico le proposte non sono confrontabili tra loro. In breve: no budget, no party.

4. Presentazione a CEO o proprietà, con la prima linea coinvolta

Chi propone il progetto deve poter spiegare direttamente ragionamento e scelte a chi lo valuterà. Quando la proposta passa di mano in mano, i passaggi logici si perdono e resta solo il preventivo. Coinvolgere anche la prima linea (commerciale, prodotto, produzione) aiuta a verificare subito che il progetto sia applicabile.

5. Due momenti di confronto durante la preparazione

Due incontri intermedi servono a chiarire i dubbi prima della presentazione finale. Le informazioni emerse che modificano il brief vanno poi condivise con tutti i candidati, così la gara resta equa e le proposte continuano a rispondere alla stessa domanda.

6. Feedback motivato dopo la scelta

Chi non viene scelto ha diritto a capire punti forti e deboli della propria proposta. Il feedback non deve rivelare informazioni riservate degli altri partecipanti, ma deve essere abbastanza concreto da essere utile. Per l'azienda è anche un modo per mantenere buoni rapporti con professionisti che potrebbero servire in futuro.

Che cosa è ragionevole chiedere in fase di gara?

La distinzione da tenere a mente è tra una proposta di metodo e un lavoro di consulenza già svolto.

Una proposta di metodo comprende:

• l'approccio al problema;
• le fasi del progetto e i tempi;
• le competenze coinvolte;
• l'investimento richiesto;
• le ipotesi iniziali, da verificare durante il lavoro.

Un lavoro di consulenza già svolto è invece un'analisi di mercato completa, un posizionamento definito, un piano di lancio pronto da usare. Se la selezione richiede ricerche approfondite o soluzioni operative, la cosa più corretta è prevedere un incarico retribuito per quella fase, ad esempio un breve percorso di discovery. È un approccio simile a quello che descrivo nel Discovery Marketing Program.

Quando è meglio rinunciare alla gara

Non esiste una regola universale, ma alcuni segnali meritano cautela:

• Nessun decisore identificato. Se non sai chi sceglierà, non sai a chi stai parlando, e la proposta rischia di essere valutata con criteri che non conosci.
• Nessun budget. Senza un riferimento economico devi indovinare la dimensione del progetto: troppo ampio sembra costoso, troppo ridotto sembra poco ambizioso.
• Nessun criterio di scelta. Se l'azienda non sa dire cosa conta di più (esperienza di settore, metodo, prezzo, tempi), la decisione sarà difficile da prevedere e da spiegare.
• Nessun tempo di risposta. Una selezione senza scadenze tende ad allungarsi, bloccando il tuo tempo e spesso segnalando che il progetto non è ancora una priorità.

Uno solo di questi segnali non basta a rinunciare: può essere l'occasione per fare una domanda in più. Quando si sommano, invece, conviene valutare se il tempo richiesto sia davvero proporzionato all'opportunità.

Conclusione

Una buona gara aiuta l'azienda a scegliere un consulente marketing, o qualsiasi altro professionista, in modo informato, e aiuta il professionista a capire se può davvero creare valore. È già il primo esempio di come le parti lavoreranno insieme. Se ti interessa capire che differenza c'è tra le figure a cui affidare un progetto, leggi anche Fractional manager o consulente e la consulenza di marketing strategico come regia.